說起痕跡，想必大家都不陌生，俗語說就是證據。物業服務合同履約是否滿足服務標準需要證明，法律訴訟時需要證據，報銷費用時需要與事實相關的票據等，這都是痕跡的印證，如果沒有這些印證，再多的解釋都不能成為有力證明，只有證據才是還原事實的唯一條件。在物業管理服務中，我們把這種證據稱為切實提供管理服務的“痕跡”。

物業管理全流程服務活動，所有專業均與痕跡管理密切關聯。痕跡管理貫穿整個物業服務鏈條，它是每一項工作從開始到閉環不可缺少的環節，是確保整個服務過程能夠合規運轉的關鍵因素，更是規避物業管理風險的最有力工具。在這里談的痕跡管理主要從“健全記錄表單”及“完善管理標識”兩方面闡述：

健全記錄表單

物業服務人員整日置于各項物業服務提供中，沒有詳細的記錄，日復一日、年復一年究竟做了哪些工作，日常管理記錄表單可以將管理“痕跡”全面記錄。健全各類日常記錄表單不僅體現各崗位人員常規工作量，是日常工作是否及時、是否有效的印證，更便于后期追溯，規避管理責任與經營風險。常用的必要記錄表單有以下幾種類型：

01驗收類記錄

各類交接及驗收類記錄表單，包括《接管移交驗收單》、《鑰匙交接記錄表》等，交接及驗收記錄均需經交接雙方確認，以便發生責任界定或糾紛時有效追蹤。

02運行類記錄

運行記錄可分為日常運行記錄及設備運行記錄。

日常運行記錄：為客戶提供客戶服務、清潔消殺服務、綠化養護服務、秩序維護服務、消防安全管理服務、工程維修服務等過程中所涉及的各項管理、服務記錄，如《報修記錄表》、《__崗工作記錄表》、《駛入車輛登記表》等。

設備運行記錄：對設施設備運行狀態進行記錄形成的各類記錄表單等。如《配電室運行記錄表》、《__制冷機運行記錄表》、《生活水泵房運行記錄》等。

03巡檢類記錄

巡檢記錄包括日常監控檢查記錄及設備設施巡檢記錄。

日常監控檢查記錄：各級管理者對各崗位人員工作情況、工作質量進行監控檢查，發現問題及時糾正，并形成的相關記錄，如《管理者監控檢查記錄表》、《工作檢查記錄表》等。

設備設施巡檢記錄：對各類設備設施開展巡檢工作，發現問題及時解決，并形成相關記錄，如：《生活水泵房日巡檢記錄》、《鍋爐房停用周巡檢記錄》、《樓宇自控月巡查記錄表》等。

04登記類記錄

對進入本物業管理區域或重點機房等區域的訪客實施有效的管理與服務，并形成相關記錄。如《來訪人員登記表》、《重點機房進出登記表》等。

05日志類記錄

各部門基層員工須對本崗位日常工作情況進行記錄并形成《工作記錄表》；除此之外，還須將設備驗收記錄、運行記錄、巡檢記錄和訪客登記以外的事件記錄在《工作記錄表》之中。

06臺帳類記錄

通過建立各類設備設施臺帳，使得設備設施的基礎管理情況、使用維護情況、設備故障管理情況及安全管理情況等一目了然。通過對設備設施的有效管理，以接近或實現建筑物配套設施70年使用壽命的目標。

完善管理標識

物業現場管理不局限于各類文本性記錄文件，還須關注現場標識的管理“痕跡”，讓業主直觀看到物業的管理動作，需要使進入管理區域內的人員一眼就能看出本區域有物業公司進行著有效的管理，完善現場各類標識是必不可少的一項工作。

01制度上墻

各崗位人員的崗位職責；機房、庫房的管理制度均須按照公司統一標準懸掛于相應辦公室、機房或庫房內。

02設備編號

系統梳理各類設備情況，對設備進行編號管理并形成設備銘牌貼于設備上。如：1AL1-4照明配電箱、高區1#水泵、3#噴淋泵等等，使管理者及使用者一目了然。

03水管流向

生活水、消防水、空調水主要管路的流向用“↓”使用不同顏色表明水的顏色及流向。

04運行狀態標識

運行或檢修的設備均須懸掛相應的運行狀態標識，如：“開”、“關”、“常開”、“常閉”、“自動”、“禁止合閘，有人作業” 等，避免因誤操作導致的事故及影響業主生活。

05區域設置警戒線

危險地帶用黃黑相間的警戒線或者隔離欄進行隔離設置，無關人員不得進入警戒線內。如變壓器、高低壓配電柜等。

06標識和提示語

開關、機房等給予標識或者提示。如：“配電室”、“請隨手關燈”等等。

07臨時維修指示牌

在設施設備進行維修保養時，在設備醒目處設置“維保工作進行中”、“維修中”等指示牌，提示用戶本機暫停使用并須注意安全。

物業“痕跡”管理是一個系統管理體系中不可或缺的重要環節，也是體現規范管理程度的有力證明，更是反映一家物業公司是否具備風險防控能力的重要因素。必須重視并做好痕跡管理工作，做到有“跡”可循、有 “證”可查，提高企業風險防控能力，確保企業規范運營。